This notice explains how personal data are processed on the SAILab website, sailab.diism.unisi.it, under Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 (the General Data Protection Regulation, GDPR). It applies only to this website, not to other sites it links to. Versione italiana più sotto.
1. Who is responsible
SAILab, the Siena Artificial Intelligence Lab, is part of the Department of Information Engineering and Mathematics (DIISM) of the University of Siena. The data controller is the University of Siena, Banchi di Sotto 55, 53100 Siena, Italy, represented by the Rector. Email rettore@unisi.it, certified email (PEC) rettore@pec.unisipec.it.
The University's Data Protection Officer can be reached at rpd@unisi.it (PEC rpd@pec.unisipec.it). The name of the officer currently in charge is published on the University's privacy page.
2. What data we process, why, and on what legal basis
Visiting the website
When you open a page, the web server automatically records a standard access log: your IP address, the date and time, the page requested, the result of the request, the referring page and your browser type. We use these data only to deliver the site, keep it secure and investigate abuse or attacks. Legal basis: Article 6(1)(e) GDPR (the University's tasks in the public interest, including communicating its research) and the security obligations of Article 32.
The public pages set no cookies, use no analytics or tracking, and load no fonts, scripts or other content from third parties: everything is served from the University's own server. No profiling and no automated decisions take place.
Writing to us
If you write to an email address shown on this site, we use your address and message only to reply. Legal basis: Article 6(1)(e) GDPR.
Lab members who edit the site
Members of the lab who are authorised to edit the site sign in at /admin with a Google or GitHub account. Google or GitHub confirms their identity and tells us their name, email address and, for GitHub, their username; we never receive their password. We use these data to check that the person may edit the site and to record who made each change, so that changes can be reviewed and undone. Legal basis: Article 6(1)(e) GDPR (managing the University's institutional website).
3. Cookies
Visitors of the public site receive no cookies. The editing area sets two strictly necessary cookies, only for lab members who sign in: sailab_session keeps you signed in (it expires after 8 hours or when you sign out) and sailab_oauth protects the sign-in step (it expires after 10 minutes). Strictly necessary cookies do not require consent.
4. Links to other sites
Some pages link to other websites, such as YouTube videos, Google Maps or publishers of scientific papers. Nothing from those sites is loaded until you click a link; once you follow it, the privacy policy of that site applies.
5. Who receives the data
The data are processed by University staff and collaborators who manage the website, each within their own role, on servers run by the University. They may be disclosed to public authorities when the law requires it. When a lab member signs in, Google or GitHub act as independent controllers of the sign-in under their own privacy policies.
6. Transfers outside the European Union
Visitors' data are not transferred outside the EU. For lab members who edit the site, the sign-in with Google or GitHub involves those companies, which may process data in the United States, and the site's change history (the editor's name, email address and the change made) is also stored in a private repository on GitHub. Both Google and GitHub (Microsoft) take part in the EU-U.S. Data Privacy Framework, on the basis of the European Commission's adequacy decision of 10 July 2023.
7. How long we keep the data
- Web server access logs: 14 days, after which they are deleted automatically.
- Emails you send us: as long as needed to handle your request.
- Lab members' access list (name, email, GitHub username, role): until the person no longer edits the site.
- Change history of the site (who changed what and when): as long as the website exists, because it is needed to review and undo changes.
8. Your rights
You have the right to access your personal data, to have them corrected or erased, to restrict or object to their processing, and to data portability, under Articles 15 to 22 GDPR. To exercise these rights, write to the University at rettore@unisi.it or to the Data Protection Officer at rpd@unisi.it. To report a possible personal data breach, write to abuse@unisi.it.
You also have the right to lodge a complaint with the Italian supervisory authority, the Garante per la protezione dei dati personali (Article 77 GDPR).
9. Changes
We may update this notice; the date of the latest version is shown below. For the University's general privacy information, see unisi.it/ateneo/adempimenti/privacy.
Last updated: 12 November 2026.
Informativa sulla privacy (versione italiana)
La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali sul sito di SAILab, sailab.diism.unisi.it, ai sensi dell'articolo 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Vale solo per questo sito e non per i siti esterni a cui rimanda.
Titolare del trattamento è l'Università di Siena, con sede in Banchi di Sotto 55, 53100 Siena, rappresentata dal Rettore: rettore@unisi.it, PEC rettore@pec.unisipec.it. Il Responsabile della Protezione dei Dati è raggiungibile a rpd@unisi.it (PEC rpd@pec.unisipec.it); il nominativo è indicato sulla pagina privacy dell'Ateneo.
Dati di navigazione. Il server registra automaticamente un log di accesso (indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, esito, pagina di provenienza, tipo di browser), usato solo per erogare il sito, garantirne la sicurezza e accertare abusi o attacchi. Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. e) GDPR e art. 32. I log sono cancellati automaticamente dopo 14 giorni. Le pagine pubbliche non usano cookie, non usano strumenti di analisi o tracciamento e non caricano contenuti di terze parti; non vi è profilazione né decisione automatizzata.
Email. Se scrive a un indirizzo indicato sul sito, il suo indirizzo e il messaggio sono usati solo per rispondere, per il tempo necessario (art. 6, par. 1, lett. e).
Area riservata. I membri del laboratorio autorizzati accedono a /admin con un account Google o GitHub, che ci comunicano nome, email ed eventuale nome utente GitHub, mai la password, per verificare l'autorizzazione e registrare chi ha fatto ogni modifica. Si usano due cookie tecnici strettamente necessari: sailab_session (durata massima 8 ore) e sailab_oauth (10 minuti), per i quali non serve il consenso. Google e GitHub, titolari autonomi per l'accesso, possono trattare dati negli Stati Uniti; anche la cronologia delle modifiche (nome, email dell'autore e modifica) è conservata in un archivio privato su GitHub. Entrambe le società aderiscono all'EU-U.S. Data Privacy Framework (decisione di adeguatezza della Commissione europea del 10 luglio 2023). L'elenco degli autorizzati è conservato finché la persona modifica il sito; la cronologia delle modifiche finché il sito esiste.
Destinatari. Personale e collaboratori dell'Università che gestiscono il sito, nell'ambito dei rispettivi compiti; autorità pubbliche quando previsto dalla legge.
Diritti. Può esercitare i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione e portabilità (artt. 15-22 GDPR) scrivendo a rettore@unisi.it o a rpd@unisi.it; per segnalare una violazione dei dati personali scriva a abuse@unisi.it. Ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (art. 77 GDPR).
Ultimo aggiornamento: 12 novembre 2026.